Kontinuerliga diskussioner förändrade Bolagsverkets syn på e-signaturer

När den amerikanska e-signaturlösningen DocuSign bröt mark i Sverige under 2016, var det flera aktörer som hyllade den. Men, när Bolagsverket våren 2016 meddelade att man inte godkände DocuSigns e-signatur som legitim signering, spreds en besvikelse bland entusiastiska användare på marknaden, däribland Cederquist. Nu har Bolagsverket ändrat uppfattning. Johannes Färje och Isak Åberg, från advokatfirman Cederquist, berättar om hur det kom sig att Bolagsverket ändrade uppfattning och vad beslutet betyder för digitala signaturer i framtiden.

Berätta kort om bakgrunden till dialogen med Bolagsverket?

Johannes: Cederquist var en av de första aktörerna i Sverige som började använda DocuSign och lösningen för e-signaturer. Lösningen prisades av flera aktörer på marknaden som framförallt såg fördelarna med att kunna effektivisera signeringsprocessen mellan internationella parter. Det var därför med viss besvikelse vi upptäckte att Bolagsverket ansåg att bland annat DocuSign inte ansågs uppfylla kraven för avancerad elektronisk signatur. Givet vår förståelse av tjänsten och regelverket blev vi förvånade.

Vad är e-signatur och varför godkände inte Bolagsverket det från början?

Isak: E-signaturer regleras genom EU-förordningen eIDAS ((EU) nr 910/2014). Enligt förordningen finns det tre olika nivåer av elektroniska signaturer, nämligen enkla, avancerade och kvalificerade. Enligt eIDAS är en elektronisk underskrift, uppgifter i elektronisk form, som tillsammans med andra uppgifter i elektronisk form används för att en fysisk person ska kunna underteckna ett dokument. Just i detta fall var frågan om exempelvis DocuSign uppfyllde kraven för avancerad elektronisk signatur, vilket är det som krävs enligt aktiebolagslagen.

Johannes: Som vi har förstått det så har Bolagsverkets bedömning, fram till hösten 2018, varit att inte godta elektroniskt signerade handlingar som signerats via DocuSign på grund av att DocuSign inte har använt sig av nordiskt Bank-ID eller motsvarande system för identifikation.

Hur kom ni fram till beslutet att ta kontakt med Bolagsverket?

Johannes: Bolagsverkets ifrågasättande blev en bromskloss för Cederquists användning av DocuSign för bolagsdokumentation. Vi upptäckte att även våra klienter hade svårt med Bolagsverkets bedömning och många gånger gjordes dubbelarbeten då vi både skulle inhämta elektroniska signaturer och bläcksignaturer för att använda den senare i registreringsprocessen med Bolagsverket. Därför bestämde vi oss för att öppna upp en dialog med Bolagsverket om detta. Vi ville veta vad deras beslut berodde på och om de var öppna för att ändra sin bedömning avseende DocuSign.

Vad framförde ni i er diskussion med Bolagsverket?

Isak: Eftersom Bank-ID inte är ett krav, utan ett sätt att leva upp till kraven för en avancerad signatur, och givet att DocuSign själva hävdar att deras "DS EU Advanced"-signatur lever upp till kraven som ställs enligt eIDAS förordningen, tyckte vi Bolagsverkets bedömning var felaktig. Kraven för avancerad elektronisk signatur är att signaturen ska vara unikt kopplad till och kunna identifiera den som signerar. Säkerhetsnivån på lösningen som används ska även vara så pass hög att endast den som ska underteckna kan signera samt att alla ändringar efter signaturen gjorts ska gå att upptäcka och vi ansåg att DocuSign uppfyllde dessa krav.  

Johannes: Vi frågade även om det verkligen är så att Bolagsverket ska agera som en "kravställare" för vad som är att anses som en avancerad elektronisk underskrift.  Varpå det visade sig att även Bolagsverket funderat en hel del kring just detta, vad deras roll är i förhållande till godkännande av signaturer eller olika lösningar för elektroniska signaturer.

Hur såg processen ut och vad innebär Bolagsverkets nya bedömning av DocuSign för oss aktörer framöver?

Isak: Vi började vår diskussion med att visa upp hur DocuSign fungerar samt vilka certifikat som kan tas fram med hjälp av DocuSign. Dessa certifikat visar nämligen hur signeringsprocessen gått till samt att det är en avancerad elektronisk signatur. Efter vår diskussion tog DocuSign över diskussionerna och fick berätta om deras tjänst i detalj samt visa exakt hur den fungerade. En viktig punkt var att förklara hur krypteringen och deras system fungerade på en mer teknisk nivå.

Efter detta valde Bolagsverket att ändra sin bedömning av DocuSign. Bolagsverket godtar sedan innan dokument, som ska lämnas in som bestyrkta kopior, om de signerats med en avancerad elektronisk signatur förutsatt att det tydligt framgår att det är en avancerad elektronisk signatur och att den som lämnar in dokumentet kan visa att processen för signeringen lever upp till kraven på en avancerad elektronisk signatur. Detta innebär att Bolagsverket numera godtar handlingar som signerats med DocuSigns lösning för avancerad elektronisk signatur.

Johannes: Framöver innebär detta att vi nu kan använda DocuSign för flera handlingar som vi tidigare behövt signera med bläck. Man ska dock komma ihåg att handlingar som ska lämnas in som original fortfarande ska signeras med bläck och för att få access till Bolagsverkets e-tjänster krävs fortfarande Bank-ID. Det är dock viktigt att komma ihåg att Bolagsverket inte tagit ställning till om DocuSign lever upp till kraven för avancerad elektronisk signatur, även om de inte ser några skäl att ifrågasätta det.

 Vill ni läsa mer om DocuSign, besök deras hemsida här. Vill ni läsa mer om Cederquists digitala erbjudande, läs mer här.

Ring
Meny