"Vi måste säga upp personal – vad ska vi tänka på?"

Förändringar i organisationsstrukturen eller kostnadsbesparingar – båda kan leda till uppsägningar av er personal. Här går advokat Jonas Lindskog och juristen Malin Dunér från Cederquist igenom vad som är viktigt att tänka på så att ni gör rätt från början.

Ni ska genomföra förändringar i er verksamhet som kan innebära risk för att ni måste säga upp en eller flera anställda. Då är det viktigt att ni som arbetsgivare har koll på vad som gäller.

Jonas Lindskog och Malin Dunér på Advokatfirman Cederquist tar här upp sju punkter ni bör checka av för att slippa framtida bekymmer.

1. Vad är skälen till uppsägningarna?

För att en anställning ska kunna sägas upp krävs enligt lagen om anställningsskydd (LAS) att det föreligger saklig grund för uppsägning. Saklig grund kan vara antingen på grund av arbetsbrist eller personliga skäl. En vanlig missuppfattning är att arbetsbrist kräver att det råder brist på just arbete hos arbetsgivaren. Så är det inte. Arbetsbrist är ett samlingsbegrepp för alla omständigheter som inte rör arbetstagaren personligen, exempelvis avveckling, dålig ekonomi, flytt av tjänster eller outsourcing. Personliga skäl är istället allt som har med arbetstagaren personligen att göra, till exempel misskötsamhet och illojalitet. Här behandlar vi enbart uppsägningsgrunden arbetsbrist.

2. Identifiera lediga tjänster att erbjuda istället

För att en uppsägning överhuvudtaget ska anses som sakligt grundad krävs att ni som arbetsgivare försöker omplacera de anställda som riskerar uppsägning. Först och främst måste ni därför undersöka om det finns några lediga tjänster som ni kan erbjuda dem. Detta gäller tjänster inom hela företaget oavsett tjänsteort. Ni är enbart skyldiga att erbjuda de drabbade anställda lediga tjänster som de har tillräckliga kvalifikationer för. Med tillräckliga kvalifikationer menas att den anställde har samma kompetens som det normalt krävs av någon som söker tjänsten – eller om den anställda kan lära sig de nya arbetsuppgifterna inom en rimlig tid. När eventuella lediga befattningar har tillsatts och det inte finns några lediga befattningar inom organisationen är det dags att gå vidare till nästa steg.

3. Turordningsreglerna

Turordningsreglerna i LAS innebär att anställda med längre anställningstid har rätt att bli erbjudna tjänster som innehas av andra anställda med kortare anställningstid. Vid lika anställningstid blir den som är yngre uppsagd före den som är äldre. För att en anställd med längre anställningstid ska kunna göra anspråk på en tjänst som innehas av en kollega med kortare anställningstid krävs att den anställde har tillräckliga kvalifikationer för den aktuella tjänsten. Turordningsreglerna gäller enbart inom turordningskretsen, det vill säga inom den aktuella driftsenheten. Exempel på driftsenhet är en butik, fabrik eller en restaurang. Om ni är bundna av kollektivavtal sätts turordningen utefter avtalsområde.

Innan turordningen fastställs har en arbetsgivare med tio eller färre anställda rätt att undanta två stycken personer som är av särskild betydelse för verksamheten. Dessa anställda exkluderas då helt och hållet från turordningslistan. Inte heller VD omfattas av turordningslistan eftersom han eller hon normalt är exkluderad från LAS tillämpningsområde.

Om en anställd tackar nej till ett skäligt omplaceringserbjudande, antingen till en ledig tjänst eller enligt turordningsreglerna, kan denne inte kräva att få ytterligare omplaceringserbjudanden och kan då sägas upp på grund av arbetsbrist.

4. Gör en riskbedömning inför ändring i verksamheten

Ni har som arbetsgivare huvudansvar för arbetsmiljön. Vid en omorganisation ska ni enligt arbetsmiljölagen och föreskrifter från Arbetsmiljöverket även göra en riskbedömning inför planerade ändringar i verksamheten. Ni ska bedöma om omorganisationen kan medföra risk för ohälsa som kan behöva åtgärdas. Exempelvis när tjänster dras in från verksamheten och dess arbetsuppgifter ska läggas ut på andra befintliga anställda varpå dessa riskerar hög arbetsbelastning och stress.

Ytterligare information om hur ni genomför en riskbedömning finns på Arbetsmiljöverkets hemsida.

5. Förhandla med facket

När ni har klart för er hur den planerade omorganisationen ska se ut bör ni informera de berörda anställda. Antingen håller ni individuella möten eller ett inledande gruppmöte om det är en större förändring där många berörs.

Om ni är bundna av ett kollektivavtal har ni som arbetsgivare förhandlingsskyldighet vid väsentliga förändringar av verksamheten. Men även om ni inte är bundna av kollektivavtal föreligger en förhandlingsskyldighet inför beslut om arbetsbristuppsägningar. I så fall är ni skyldiga att förhandla med de fackförbund som har medlemmar på arbetsplatsen. Därför är det viktigt att fråga de berörda anställda om de är medlemmar i facket så att ni som arbetsgivare kan uppfylla er förhandlingsskyldighet. Under de fackliga förhandlingarna brukar man gå igenom eventuella lediga befattningar samt turordningslistan. Notera att förhandlingarna ska slutföras innan ni fattar beslut om att genomföra förändringarna i verksamheten.

6. Genomför uppsägningar

Efter avslutad förhandling kan ni genomföra eventuella uppsägningar. Ni överlämnar då skriftliga besked till de anställda som ska sägas upp. Notera att det i LAS uppställs formaliakrav på hur ett uppsägningsbesked ska se ut. Vid uppsägningen har de anställda rätt till sin uppsägningstid med bibehållna förmåner samt företrädesrätt till återanställning om de har varit anställda längre än tolv månader.

Vid uppsägningar av fler än fem arbetstagare ska ni även varsla Arbetsförmedlingen minst två månader i förväg.

7. Förhandla och köp ut – ett alternativ till LAS 

Det finns givetvis inget hinder för att ni förhandlar med den berörda anställda om att få en ekonomisk kompensation utöver uppsägningslön – och därmed avstå från hans eller hennes rättigheter enligt LAS. Normalt måste dock en arbetsgivare utge en ekonomisk kompensation utöver uppsägningslön för att den anställde ska vilja ingå en överenskommelse. Det blir alltså en förhandlingsfråga med den berörda personen.

Slutligen: Behöver ni hjälp inför en omorganisation i er verksamhet – tveka inte att höra av er till oss på Cederquist.

Kontakt