Hur kan arbetsgivare förbereda sig inför den nya visselblåsarlagen?

Den nya visselblåsarlagen, som föreslås träda i kraft redan den 1 december 2021, kommer innebära nya skyldigheter för arbetsgivare. Nedan ger juristerna Maja Kjellander och Tova Thuresson tips på vad man som arbetsgivare ska tänka på för att uppfylla kraven i den nya lagen.

Visselblåsning, eller whistleblowing, innebär att någon inom ett företag, organisation eller myndighet informerar ledningen om att något oegentligt sker. Den nya lagens stora nyhet är kravet på inrättandet av en intern visselblåsarfunktion. Alla arbetsgivare med mer än 50 anställda ska inrätta en intern visselblåsarfunktion. Genom funktionen ska information om missförhållanden eller oegentligheter kunna rapporteras av personer som är verksamma hos arbetsgivaren. Visselblåsaren ska kunna vara anonym och ska inte riskera att drabbas av negativa konsekvenser. I den här artikeln går vi igenom sju viktiga aspekter som arbetsgivare bör fundera över inför inträffandet av en visselblåsarfunktion.

1. Hur ska visselblåsarfunktionen utformas?

Det finns inga krav på någon specifik teknisk lösning vad gäller visselblåsarfunktionen, utan ni ges stor frihet att själva bestämma den närmare utformningen. En visselblåsarfunktion kan exempelvis innebära en särskild e-postadress, ett särskilt telefonnummer eller ett webbaserat formulär.

Ett krav som uppställs är att visselblåsarfunktionen ska vara användarvänlig, dvs. tydlig, enkel och lättillgänglig för visselblåsaren. Visselblåsarfunktionen ska även utformas på ett sätt som säkerställer konfidentiell behandling för både visselblåsarens och för alla tredje parters identitet. Visselblåsarfunktionen ska också vara tillgänglig för alla personer som är verksamma hos er. Detta inkluderar bland annat leverantörer, konsulter, aktieägare och praktikanter.

2. Vilken Information och vilka instruktioner ska vi lämna?

Ni som arbetsgivare ska lämna tydlig och lättillgänglig information om visselblåsarfunktionen och hur man använder den till alla personer som är verksamma hos er. Informationen kan exempelvis hängas upp väl synlig på en plats som alla dessa personer har tillgång till, läggas ut på en webbplats och tillhandahållas på kurser och utbildningsseminarier.

3. Vem är ansvarig för hanteringen av visselblåsarfunktionen?

Ni ska själva utse vilka som är behöriga att för er räkning hantera visselblåsarfunktionen. Ansvariga personer kan utses internt eller externt, men de ska vara oberoende och självständiga i utövandet av uppdraget. I lagen ställs också krav på åtkomstbegränsning som innebär att bara de utsedda ansvariga personerna ska ha tillgång till de uppgifter som kommer in i visselblåsarfunktionen. De ansvariga personerna har tystnadsplikt, och utöver dem får bara de personer som behöver uppgifter för att utreda ett ärende ta del av dessa.

4. På vilka sätt ska visselblåsaren kunna rapportera in uppgifter?

Visselblåsarfunktionen ska utformas så att visselblåsaren kan rapportera både muntligt och skriftligt. De exakta formerna för rapportering får ni välja själva.

Om visselblåsaren begär det, ska det även gå att rapportera muntligt vid ett fysiskt möte inom en skälig tid. Ett fysiskt möte kan göra det möjligt för personer, som annars har svårigheter att uttrycka sig i skrift, att rapportera. Vad som är en skälig tid beror på omständigheterna i det enskilda fallet men i uttrycket får anses ligga ett krav på att ni ska arbeta målinriktat för att få till stånd ett fysiskt möte.

5. Vad ska vi göra När uppgifter kommer in i visselblåsarfunktionen?

Den nya lagen ställer krav på att ni bekräftar mottagande av rapporten och ger återkoppling till visselblåsaren. Ni behöver därför se till att det finns rutiner för hur rapporter ska hanteras och följas upp.

En visselblåsare ska som utgångspunkt få en bekräftelse på mottagandet av de rapporterade uppgifterna inom sju dagar från det att uppgifterna togs emot. Visselblåsaren ska också i skälig utsträckning få återkoppling om de åtgärder som vidtagits vid uppföljningen av rapporten och om skälen för åtgärderna. Tidsfristen för återkoppling om åtgärder som har vidtagits får högst uppgå till tre månader från bekräftelse av mottagaren.

6. Hur ska vi dokumentera de uppgifter som kommer in och hur länge ska dokumentationen sparas?

Ni har en skyldighet att skriftligen dokumentera rapporter som lämnas genom visselblåsarfunktionen. De skriftliga rapporterna ska bevaras. Även muntliga rapporter som lämnas vid ett fysiskt möte ska dokumenteras, antingen genom en inspelning som kan sparas i en varaktig och åtkomlig form eller genom ett upprättat protokoll från mötet. Muntlig rapportering som sker på annat sätt än vid ett fysiskt möte får dokumenteras och bevaras om visselblåsaren lämnar samtycke till det.

Skriftliga rapporter och dokumentation av muntliga rapporter ska gallras senast två år efter det att ärendet har avslutats. Personuppgifter som behandlas i ett uppföljningsärende ska gallras när de inte längre är nödvändiga, dock senast två år efter det att behandlingen av uppgifterna i ärendet har avslutats.

7. Vad blir konsekvenserna om vi inte uppfyller kraven?

Slutligen är det också viktigt att vara medveten om att ni som arbetsgivare med fler än 50 anställda kommer ha en skyldighet att uppfylla kraven på att inrätta en visselblåsarfunktion som också uppfyller ovannämnda kriterier.

För att säkerställa att arbetsgivare följer kraven kommer en tillsynsmyndighet att utses. Tillsynsmyndigheten kommer att kunna utfärda förelägganden, exempelvis med krav på att arbetsgivare ska tillhandahålla upplysningar och handlingar eller vidta vissa åtgärder. Tillsynsmyndigheten ska också kunna förena förelägganden med vite, vilket är en tvångsåtgärd som innebär att den som inte gör som det står i föreläggandet blir skyldig att betala ett visst belopp till staten. Det är därför viktigt att ni i god tid innan lagen träder i kraft den 1 december 2021 börjar arbetet med att upprätta en visselblåsarfunktion som uppfyller alla lagens kriterier.

Kontakt