I ljuset av coronaviruset – vanliga frågor från arbetsgivare och nya arbetsrättsliga regler

*Detta är en uppdaterad version av en text som först publicerades den 6 mars 2020. Vi har dock låtit tidigare aktuella frågeställningar stå kvar trots att den snabba händelseutvecklingen har gjort att dessa inte längre alltid är lika aktuella. Vår ambition är att löpande uppdatera denna PM med nya arbetsrättsliga regler som kan komma att införas samt utifrån utvecklingen på de frågor vi får från arbetsgivare.

Några vanliga frågor från arbetsgivare med anledning av coronaviruset

För arbetsgivare kan den senaste tidens utveckling kring smittspridningen ge upphov till en del frågor om vad som är lämpligt och tillåtet när det gäller olika restriktioner och åtgärder på arbetsplatsen med anledning av smittorisken. Vidare kan det uppstå frågor om vad som gäller arbetsrättsligt i situationer som kan uppstå p.g.a. viruset eller åtgärder med anledning av detsamma. En viktig utgångspunkt kring dessa frågor är att arbetsgivaren har en lagstadgad skyldighet att verka för en säker arbetsmiljö. Det bör inledningsvis noteras att det kan finnas särskilda regler i kollektivavtal kring dessa frågeställningar. Om man som arbetsgivare är bunden av kollektivavtal bör man som ett första steg alltså kontrollera reglerna i kollektivavtalet. Det ska också noteras att särskild reglering gäller inom offentlig anställning.

Kan arbetsgivare kräva att medarbetare som nyligen har besökt riskområden inte kommer till jobbet?

För att kunna säkra arbetsmiljön bör en arbetsgivare bl.a. hålla sig informerad om personalen eller någon i deras omedelbara närhet nyligen har besökt riskområden eller planerar att göra det. Man bör dock här vara uppmärksam på att all eventuell behandling av personuppgifter med anledning av detta ska begränsas och att hänsyn ska tas till GDPR-lagstiftningen.

För det fall en anställd, t.ex. på grund av en resa till ett riskområde, löper en ökad risk att ha smittats av viruset kan arbetsgivaren kräva att den anställde arbetar hemifrån under en period. F.n. beräknas inkubationstiden för viruset vara maximalt 14 dagar och hemarbete under 14 dagar efter hemkomsten borde således vara tillräckligt för att säkerställa att den anställde inte bär på smittan. Om den anställde inte har arbetsuppgifter som kan utföras hemifrån kan den anställde istället bli arbetsbefriad med lön. Det finns dock mycket små möjligheter för en arbetsgivare att stänga av en arbetstagare utan lön.

Vilka restriktioner och riktlinjer kan arbetsgivaren införa på arbetsplatsen för att minska smittspridningen?

En arbetsgivare kan bl.a. införa restriktioner eller förbjuda tjänsteresor samt uppmana till att möten med utomstående hålls på distans per telefon- eller videokonferens. Vidare kan arbetsgivaren kräva att alla medarbetare ska arbeta hemifrån under en period. Detta förutsätter givetvis att arbetsuppgifterna är sådana att de kan utföras hemifrån. Om en arbetsgivare stänger arbetsplatsen har anställda som inte kan utföra sina arbetsuppgifter hemifrån ändå fortsatt rätt till lön. Det kan noteras att arbetsgivaren också kan välja att låta de anställda som faktiskt kan arbeta hemifrån göra det medan de vars arbeten kräver att de är på plats på arbetsstället fortsatt får vara det.

Arbetsgivaren kan också införa särskilda riktlinjer kring god hygien på arbetsplatsen eller implementera att extra avstånd ska hållas till övriga medarbetare i sjukdomstider t.ex. i det öppna kontorslandskapet.

Givetvis bör arbetsgivaren även uppmana alla medarbetare att stanna hemma från jobbet om de uppvisar några som helst symptom på corona/förkylning/influensa.

Om det av andra anledningar står klart att någon i medarbetarens närhet löper ökad risk av att vara smittad av viruset, t.ex. därför att medarbetarens närstående har ett konstaterat fall på sitt arbete eller i sin skola, kan en hållning vara att man från arbetsgivarens sida uppmanar medarbetaren att själv följa de rekommendationer och restriktioner som lämnas av smittskyddet för medarbetarens närstående.

Om man som arbetsgivare känner sig osäker på vilka riktlinjer man bör ha på arbetsplatsen kan en väg vara att följa de rekommendationer som Folkhälsomyndigheten utfärdar.

Vilka riktlinjer kan man lämna till sina anställda avseende deras fritid?

Som arbetsgivare kan man t.ex. uppmana sina anställda att avstå från onödiga privata resor och att undvika sociala kontakter vid sjukdomssymptom. De anställda är dock strängt taget inte skyldiga att följa arbetsgivarens uppmaningar som avser fritiden. Arbetsgivaren kan dock kräva att den anställde jobbar hemifrån under 14 dagar efter hemkomsten från en resa. Sedan UD nyligen har infört en generell avrådan från icke nödvändiga resor till alla länder kan man som arbetsgivare förutsätta att personalen följer denna rekommendation.

Finns det möjligheter till ersättning från staten för anställda som misstänks bära på viruset?

Coronaviruset är klassificerad som en samhällsfarlig sjukdom enligt smittskyddslagen. Under vissa förutsättningar kan därför en anställd som är smittad, eller har eller kan antas ha varit utsatt för smitta, ha rätt till smittbärarersättning från försäkringskassan om den anställde på grund av beslut enligt smittskyddslagen måste avstå från att arbeta. Om en anställd har nedsatt arbetsförmåga till följd av virussjukdomen har denne som vanligt rätt till sjuklön respektive sjukpenning. Se även nedan kring nya regler om slopat karensavdrag och sjukintyg.

Hur hanterar man en anställd som är frisk men som inte vågar komma till jobbet p.g.a. risken att bli smittad?

För det fall det bland vissa medarbetare finns stor oro kring att komma till jobbet på grund av risken att bli smittad bör arbetsgivaren i första hand försöka lugna personalen t.ex. genom att hänvisa till de restriktioner och förhållningsregler som införts på arbetsplatsen för att minska smittspridning. Under de speciella omständigheterna som råder kan det finnas särskild anledning att vara generös med att godkänna hemarbete för en anställd med stor oro (särskilt om denne tillhör en riskgrupp), men utgångspunkten är att en arbetstagare som är frisk är skyldig att komma till jobbet som vanligt. En arbetstagare som är frisk men inte står till förfogande för arbete har strängt taget inte rätt till lön.

Vad händer om en arbetstagare p.g.a. utländska reserestriktioner eller t.ex. en hotellkarantän fastnar utomlands och därför inte kan ta sig till jobbet?

Utgångspunkten bör som alltid vara att man försöker se till en smidig lösning med hänsyn till de speciella omständigheterna, t.ex. kan den anställde kanske jobba på distans under denna period. Om detta inte är möjligt är utgångspunkten om det var fråga om en tjänsteresa att arbetsgivaren är fortsatt skyldig att betala lön till den anställde, om det istället var fråga om en privat resa är arbetsgivaren inte det. Arbetstagaren står i denna situation inte till förfogande för arbete på grund av anledningar som inte beror på arbetsgivaren. Beroende på de särskilda omständigheterna kan arbetsgivaren överväga att vara generös eller kanske kan man komma överens med den anställde om att denne tar ut semester för dessa dagar.

Vad händer om en arbetstagare p.g.a. inhemska karantän- eller isoleringsåtgärder, t.ex. indragen kollektivtrafik, inte kan ta sig till jobbet?

Som ett första led bör man fråga sig om det finns någon bra lösning för båda parter i denna situation. Kan medarbetaren utföra sina eller några arbetsuppgifter hemifrån (även om det inte är medarbetarens ordinarie arbetsuppgifter)? Den arbetsrättsliga utgångspunkten är i annat fall att om arbetstagaren inte står till förfogande för arbete p.g.a. omständigheter som inte beror på arbetsgivaren har denne inte rätt till lön från arbetsgivaren. Man kan dock se över möjligheter för den anställde att ta ut olika typer av ledighet eller vara generös med hänsyn till omständigheterna. Det ska dock nämnas att om det är fråga om en åtgärd riktad mot en enskild individ enligt smittskyddslagen har den anställde rätt till smittbärarersättning från försäkringskassan. Vid omfattande restriktioner av rörelsefriheten hos individer som införs från statligt håll eller vid beslut om nedstängning av viss typ av verksamhet kan även komma att införas särskilda regler eller stödpaket för att säkerställa verksamheternas överlevnad och individernas försörjning.

Se även nedan angående nya arbetsrättsliga regler i form av stöd till arbetsgivare och anställda.

Vad gäller om en medarbetare behöver vara hemma och ta hand om sina barn eftersom förskolan/skolan är stängd till följd av viruset?

I detta läge gäller vanliga regler om ledighet och ersättning. Om barnet är sjukt eller kan antas vara smittat aktualiseras reglerna om tillfällig föräldrapenning (VAB). Vidare kan det finnas möjlighet för arbetstagaren att ta ut vanliga föräldraledighetsdagar eller att ansöka om semester. Finns inte rätt till ledighet eller ersättning enligt vanliga regler gäller strängt taget att arbetstagaren är arbetsskyldig. Även i detta läge bör man som arbetsgivare såklart se över alternativa lösningar som hemarbete eller ev. att låta barnet komma med till arbetsplatsen om det är lämpligt.

Hur ska man som arbetsgivare hantera/kommunicera internt att en anställd är eller antas vara smittad av coronaviruset?

Uppgift om en individs hälsotillstånd utgör bl.a. en känslig personuppgift enligt GDPR-lagstiftningen och utgör generellt en sådan uppgift som kan vara mycket känslig ur integritetssynpunkt för den anställde. Utgångspunkten är därför att stor varsamhet ska iakttas vid hantering av en sådan personuppgift. När det gäller kommunikationen till övriga anställda bör detta ske utan att den anställde pekas ut. Om man t.ex. väljer att låta alla arbeta hemifrån och att vara uppmärksamma på symptom under två veckor efter att en anställd konstaterats smittad för att minska smittspridningen finns det ingen anledning att peka ut den anställde om inte den anställde själv samtyckt till att informationen kommuniceras på arbetsplatsen. Man kan också överväga att följa upp närmare med de medarbetare som haft nära kontakt med den smittade på arbetsplatsen.

Kan vi permittera anställda mot bakgrund av våra ekonomiska svårigheter till följd av coronaviruset?

Vänligen se nedan angående nya regler kring stöd vid korttidsarbete.

Kan vi säga upp anställda mot bakgrund av våra ekonomiska svårigheter till följd av coronaviruset?

Vanliga regler kring uppsägning gäller. Arbetsbrist utgör som vanligt saklig grund för uppsägning och standardreglerna avseende förfarande och formella krav ska tillämpas vid arbetsbristuppsägningar. Det kan dock noteras att vid arbetsbristuppsägningar bör man räkna med en fördröjning innan dessa kan verkställas med hänsyn till krav på fackliga förhandlingar m.m. Vidare är arbetsgivaren skyldig att betala lön och förmåner under arbetstagarens uppsägningstid. Arbetsbristuppsägningar kan därför vara ett sämre alternativ när det som i spåren av coronaviruset främst blir fråga om en hastig men förhoppningsvis tillfällig nedgång i verksamheten.

Kan vi komma överens med arbetstagare om arbetsminskning eller andra förändrade arbetsvillkor för att tackla nedgången i verksamheten?

Vänligen se nedan angående nya regler kring stöd vid tillfälligt korttidsarbete. I övrigt kan arbetsgivaren och arbetstagaren ingå ömsesidiga överenskommelser om förändrade arbetsvillkor. För det fall det finns kollektivavtal bör dock uppmärksammas att överenskommelserna ska vara förenliga med det tillämpliga kollektivavtalet. Överenskommelser om tillfälliga förändringar kan vidare träffas genom kollektivavtalsparterna i de fall detta är aktuellt.

Nya arbetsrättsliga regler

Förslag om nya regler för korttidsarbete för att lindra ekonomiska effekter av viruset

Det finns risk att företag kan komma att hamna i ekonomiska svårigheter till följd av coronavirusets effekter. Regeringen har lämnat en lagrådsremiss med förslag om utvidgat stöd vid korttidsarbete. Sverige har haft ett system för stöd vid korttidsarbete som kan användas vid synnerligen svåra konjunkturlägen sedan 2014. Enligt det nya förslaget ska stödet, som innebär att företag får ekonomiskt stöd från staten för att låta personal gå ner i arbetstid i stället för att säga upp dem, kunna användas i betydligt fler situationer än idag. Stödet ska kunna lämnas till företag som drabbas av allvarliga och tillfälliga ekonomiska svårigheter som inte kunde förutses eller undvikas, oberoende av det allmänna konjunkturläget. Det kan till exempel handla om allvarliga pandemier eller handelshinder.

Regeringen föreslår vidare att det ska finnas möjlighet att tillfälligt tillämpa särskilda bestämmelser om korttidsarbete under 2020. Korttidsarbete under de särskilda bestämmelserna benämns korttidspermittering och ska ge personal rätt att behålla mer än 90 procent av sin lön även när deras arbetstid minskat med 20, 40 eller 60 procent. Det ekonomiska stödet från staten ska under denna period täcka större delen av kostnaden för arbetstidsminskningen, vilket innebär att företag tillfälligt ska kunna minska sina lönekostnader med upp till ungefär hälften av kostnaden.

Det ekonomiska stödet ska beräknas på arbetstagarens ordinarie lön, dock upp till ett gränsbelopp om 44 000 kronor. Stödet ska som utgångspunkt kunna lämnas i sex månader i följd, men det kommer att vara möjligt med en kortare förlängning med upp till tre månader om de ekonomiska svårigheterna kvarstår.

Regeringen föreslår att de nya reglerna ska träda i kraft den 7 april 2020 men att de ska tillämpas redan från den 16 mars 2020 och de nya reglerna om korttidsarbete och så kallad korttidspermittering kommer följaktligen att ge företag ett alternativ till att säga upp personal för det fallet det uppstår behov av tillfälliga driftinskränkningar.

Förslaget innebär att en arbetstagare med en månadslön på 32 700 kronor som minskar sin arbetstid till 40 procent kommer få behålla 92,5 procent av sin lön, det vill säga 30 200 kronor. Samtidigt minskar arbetsgivarens kostnader för arbetstagaren till 47,5 procent, från 43 000 för lön och arbetsgivaravgifter till 20 425 kronor. Staten står för resterande del av kostnaden, det vill säga 19 350 kronor som motsvarar 75 procent av den totala kostnaden för arbetstidsminskningen.

Kostnadsfördelning för arbetstidsminskningen enligt Finansdepartementet

Nivå	Arbetstids-minskning	Löne-minskning	Arbetsgivare	Stat	Arbetsgivarens minskade arbetskraftskostnader
1	20	4%	1%	15%	-19%
2	40	6%	4%	30%	-36%
3	60	7,5%	7,5%	45%	-53%

Närmare om förutsättningarna för stöd vid korttidsarbete

Förutsättningarna för att beviljas stöd vid korttidsarbete är följande.

• Arbetsgivaren har fått tillfälliga och allvarliga ekonomiska svårigheter som har orsakats av något förhållande utom arbetsgivarens kontroll som inte rimligen hade kunnat förutses eller undvikas (t.ex. en global pandemi) och arbetsgivaren har använt sig av andra tillgängliga åtgärder för att minska kostnaden för arbetskraft. 
• Arbetsgivaren befinner sig inte under företagsrekonstruktion eller på obestånd m.m.
• Arbetsgivaren omfattas inte av näringsförbud eller har skatte- och avgiftsskulder som har överlämnats till Kronofogdemyndigheten för indrivning.
• Arbetsgivaren har varit registrerad som arbetsgivare hos Skatteverket från den kalendermånad som inföll tre månader före den kalendermånad då beslut om stöd fattas av Tillväxtverket.
• Stödet får bara avse arbetstagare
  • som var anställda hos arbetsgivaren under hela eller en del av den kalendermånad som inföll tre månader före den kalendermånad då beslutet om stöd fattas av Tillväxtverket med samma eller högre sysselsättningsgrad som under månaden som stödet ska omfatta
  • för vilka arbetsgivaren för stödmånaden var skyldig att betala arbetsgivaravgifter, och
  • som inte tillhör arbetsgivarens familj.
• Överenskommelsen om arbetstagares arbetstidsminskning under en avtalsperiod uppgår till 20, 40 respektive 60 procent samt löneminskningen uppgår till 4, 6 respektive 7,5 procent.
• Om arbetsgivaren är bunden av kollektivavtal krävs för att stöd ska beviljas
  • att arbetsgivaren är bunden av ett kollektivavtal om korttidsarbete som har slutits eller godkänts av en central arbetstagarorganisation,
  • de närmare förutsättningarna för tillämpningen av korttidsarbete och vilka arbetstagare som ska omfattas ska regleras i ett lokalt kollektivavtal, och
  • den arbetstids- och löneminskning som avtalats ska vara förenlig med nivåerna ovan.
• Om arbetsgivaren inte är bunden av kollektivavtal krävs för att stöd ska beviljas
  • att skriftligt avtal om korttidsarbete har träffats mellan arbetsgivaren och arbetstagaren (avtalet ska ha ingåtts efter det att korttidsarbete aktualiserats hos arbetsgivaren),
  • minst 70 procent av de arbetstagare inom en driftsenhet som kan omfattas av stödet ska delta i stödberättigat korttidsarbete under stödmånaden,
  • arbetstids- och löneminskning som har avtalats är densamma för alla deltagande arbetstagare inom driftsenheten, och
  • den arbetstids- och löneminskning som avtalats ska vara förenlig med nivåerna ovan.

Slopat karensavdrag och slopat krav på sjukintyg

Karensavdraget (tidigare kallat karensdag) slopas genom att staten betalar ut sjukpenning för första dagen i sjukfallet. Ersättningen för den sjukdagen blir på samma nivå som för sjukpenning och inte som för sjuklön, dvs. den anställde kompenseras med en dagsersättning på högst 804 kronor. De tillfälliga reglerna, som syftar till att begränsa spridningen av coronaviruset, gäller från den 11 mars 2020 och en och halv månad framåt. Perioden kan dock komma att förlängas. Vidare har regeringen meddelat att man har för avsikt att tillfälligt avskaffa kravet på sjukintyg. Detta innebär att en anställd ska kunna vara hemma i 14 dagar med sjuklön utan krav på att visa läkarintyg efter en vecka som enligt de vanliga reglerna. Syftet med åtgärden är att minska belastningen på vården. Detsamma ska gälla vid tillfällig föräldrapenning (VAB).

Staten övertar tillfälligt sjuklöneansvaret

Regeringen har meddelat att man föreslår att staten tillfälligt tar hela kostnaden för alla sjuklönekostnader under april och maj 2020. Åtgärden är tänkt att genomföras genom att utöka reglerna för det stöd som idag finns för ersättning för höga sjuklönekostnader. Det bör innebära att det inte kommer att krävas någon särskild ansökan för att få ersättning för sjuklönekostnader, utan att detta kommer att beräknas utifrån sjuklönekostnaden som anges i arbetsgivardeklarationen.  

Anstånd med arbetsgivaravgifter, preliminärskatt och mervärdesskatt

Företag ska få möjlighet att ansöka om anstånd hos Skatteverket med att betala in preliminär skatt, arbetsgivaravgifter och mervärdesskatt som gäller redovisningsperioder under januari till september 2020. Företagets anstånd får omfatta tre månaders skatteinbetalningar och anståndstiden får bestämmas till längst ett år. Anståndet ska vara förenat med en anståndsavgift om 0,3 procent som tas ut per kalendermånad på beviljat anståndsbelopp.

Regeringen föreslår att de nya reglerna ska träda i kraft den 7 april 2020 men att de ska tillämpas retroaktivt från 1 januari 2020. Det innebär att företag kommer att ha möjlighet att ansöka om att få redan inbetald skatt för februari och mars återbetald.

Sammanfattningsvis kan konstateras att coronavirusets framfart har gett upphov till en mängd arbetsrättsliga frågor och det återstår att se vilka ytterligare arbetsrättsliga effekter och frågeställningar som kan komma att dyka upp framöver. Vår ambition är att löpande uppdatera denna PM med nya arbetsrättsliga regler som kan komma att införas samt utifrån utvecklingen på de frågor vi får från arbetsgivare.