Börsrättslig uppdatering: Frågor och svar med anledning av COVID-19

Med anledning av effekterna av COVID-19 och det stora antalet frågor från börsbolagen under de senaste dagarna, framför allt relaterade till årsstämmornas genomförande, beslut om vinstutdelning och informationsgivning har Cederquists aktiemarknadsgrupp tagit fram en Q&A som sammanfattar de vanligaste frågorna. Här hittar du även en länk till det uttalande från ESMA som kom under förra veckan med rekommendationer riktade till bl.a. börsbolagen.

Årsstämman 2020

Q: Finns det en möjlighet att flytta årsstämman till en senare dag, och/eller till en annan plats, än vad som angetts i kallelsen till årsstämman?

A: Ja. Vid en senareläggning av årsstämman måste aktieägarna informeras om att bolagsstämman den dagen som ursprungligen kallats till ställs in, och sedan måste en ny kallelse utfärdas, tidigast sex veckor och senast fyra veckor före det nya datumet för årsstämman.
Vid ett byte av lokal är det tillräckligt att aktieägarna informeras om ändringen i så god tid före årsstämman att aktieägarna hinner ta till sig informationen. Informationen till aktieägarna ska ske genom att bolaget skickar ett pressmeddelande.

Q: När ska årsstämman senast hållas?

A: Årsstämman måste hållas varje år inom sex månader från räkenskapsårets utgång (dvs. typiskt sett senast 30 juni) om inte en kortare period anges i bolagsordningen. Om ett bolag inte håller årsstämman inom denna period innebär det dock inte något hinder mot att en försenad årsstämma hålls. Däremot kan det bli fråga om förseningsavgifter om bolaget inte i tid offentliggör respektive sänder in årsredovisning och revisionsberättelse till Bolagsverket (det senare ska göras efter att stämman fastställt resultat- och balansräkningen och måste ske inom sju månader från räkenskapsårets utgång). Vid  en längre försening kan företagsbot och i förlängningen tvångslikvidation av bolaget, samt ansvar för bokföringsbrott och personligt betalningsansvar för styrelsen komma i fråga. Dessutom kan ett skadeståndsansvar för styrelseledamöterna uppkomma om förseningen lett till skada för bolaget.

Q: Vilka ärenden är obligatoriska på en årsstämma i ett börsbolag?

A: De vid årsstämma vanligtvis förekommande ärendena (utöver formaliapunkterna), varav vissa är obligatoriska i den meningen att de ska förekomma på varje årsstämma, är

1. framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen,
2. resultatdispositioner,
3. ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och den verkställande direktören,
4. presentation av valberedningens förslag till val av styrelse,
5. fastställande av arvoden åt styrelsens ledamöter och revisorerna,
6. val av styrelseledamöter,
7. val av revisor (i förekommande fall),
8. val av ledamöter i valberedningen eller beslut om hur ledamöter ska utses (i förekommande fall), och
9. fastställande av riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare (i förekommande fall).

Anföranden av styrelseordförande och VD kan alltså kortas ner eller ställas in. Ett alternativ till att anföranden hålls vid stämman kan vara att bolaget lägger ut ett anförande med den verkställande direktören på hemsidan efter bolagsstämman.
 
Enligt Svensk kod för bolagsstyrning ska valberedningen presentera sitt förslag till val av styrelse vid årsstämman, och en ledamot i valberedningen ska även närvara vid stämman. Skulle valberedningen inte lämna en sådan presentation, eller inte vara närvarande, vid årsstämman 2020 är det enligt vår bedömning en lättmotiverad avvikelse från koden i ljuset av spridningen av COVID-19 under våren 2020.

Q: Vilka personer måste närvara vid årsstämman?

A: Enligt Svensk kod för bolagsstyrning ska om möjligt samtliga styrelseledamöter, verkställande direktören, minst en ledamot av bolagets valberedning och minst en representant för bolagets revisor närvara. Om inte alla dessa personer är närvarande så utgör det en enligt vår bedömning en lättmotiverad avvikelse från Koden i ljuset av spridningen av COVID-19 under våren 2020. Bolaget måste emellertid, med hänsyn till aktieägarnas frågerätt, tillse att verkställande direktören och en ledamot från styrelsen närvarar t ex på telefon eller på videolänk och kan svara på frågor från aktieägarna, samt att en beslutsför styrelse kan samlas t ex på telefon i fall det skulle uppkomma frågor under bolagsstämman som kräver att styrelsen fattar beslut.

Q: Hur gör vi för att begränsa antalet deltagare som kommer till årsstämman 2020?

A: Det är inte tillåtet att förbjuda en aktieägare från att delta i årsstämman 2020 på plats. Mot bakgrund av att Folkhälsomyndigheten har höjt risknivån för spridning av COVID-19 i Sverige och regeringen har beslutat att förbjuda allmänna sammankomster som samlar fler än 500 personer, väljer många börsbolag att kraftigt begränsa programmet vid årsstämman 2020 för att antalet deltagare på plats vid årsstämman ska bli så lågt som möjligt. Exempel på sådana åtgärder är att ingen förtäring serveras, att eventuella presentationer/produktutställningen i samband med årsstämman ställs in, att samtliga anföranden kortas ned eller ställs in och att frågorna under stämman koncentreras till beslutspunkterna på dagordningen.
 
Vidare uppmanar börsbolagen just nu sina aktieägare att inte delta i årsstämman på plats om de (eller personer i deras närhet) har sjukdomssymptom eller har besökt vissa områden, utan i sådana fall i stället delta i årsstämman via ombud. Många börsbolag planerar även att lägga ut den verkställande direktörens anförande på hemsidan efter stämman.

Q: Vad innebär förordning om förbud mot att hålla allmänna sammankomster och offentliga tillställningar (”förordningen”) för årsstämmor med många deltagare?

A: Formellt är förordningen inte tillämplig på bolagsstämmor, som inte är allmänna sammankomster. Mot bakgrund av syftet med förordningen är dock vår, och många andras, uppfattning att det finns anledning att tillämpa förordningen även vid årsstämmorna våren 2020. Om det är så att börsbolaget historiskt haft, eller om det enligt anmälningsförteckningen framgår att det antagligen kommer att bli, mer än 500 deltagare vid en bolagsstämma bör bolaget därför antingen ställa in årsstämman och utfärda kallelse till en senare dag (se ovan), eller dela upp årsstämman så att den hålls på två skilda platser. Med hänsyn till syftet med förordningen  bör det i så fall röra sig om två eller fler lokaler med skilda ingångar, skilda allmänna utrymmen mm.

Q: Vilka möjligheter finns att hålla en s k ”hybridstämma”?

A: En ”hybridstämma” innebär att bolaget ger aktieägarna möjlighet att delta (rösta och ställa frågor) både på plats i stämmolokalen och på distans (digitalt). Det är inte möjligt att ha helt virtuella bolagsstämmor.
 
För att kunna hålla en hybridstämma måste förfarandet framgå av kallelsen till stämman. Börsbolaget måste också bestämma hur frågor från aktieägarna som deltar på distans ska hanteras och hur och vad som ska sändas. Börsbolaget måste också upphandla tjänsten ”hybridstämma” av någon av leverantörerna av bolagsstämmotjänster för att säkerställa identifiering av deltagande aktieägare och omröstningsförfarande mm.
 
Hybridstämmor har hittills varit mycket ovanliga i Sverige, och har tidigare år inte ansetts vara ekonomiskt motiverat.

Utdelning

Q: Måste styrelsen lämna ett utdelningsförslag i enlighet med vad som presenterats i bokslutskommunikén?

A: Nej. Om styrelsen har för avsikt att ändra utdelningsförslaget i förhållande till vad som framgår av bokslutskommunikén behöver dock ändringen av förslaget offentliggöras. Sannolikt är en ändring av kommunicerad utdelning insiderinformation och ska då offentliggöras så snart som möjligt efter att bolagets styrelse har fattat beslut om ändring av utdelningen för föregående räkenskapsår.

Q: Kan styrelsen ändra eller återkalla ett förslag till utdelning som framgår av kallelsen till årsstämman?

A: Ja, vår uppfattning är att det är möjligt, så länge som förändringen innebär förslag om en lägre (eller ingen) utdelning, dvs. är en inskränkning av det tidigare utdelningsförslaget.

Q: Kan årsstämman fatta beslut om utdelning som skiljer sig från styrelsens beslutsförslag?

A: Ja, så länge som förändringen innebär förslag om en lägre utdelning än styrelsens beslutsförslag. För att stämman ska kunna besluta om en högre utdelning än vad styrelsen har föreslagit krävs att styrelsen justerar sitt utdelningsförslag vid stämman, vilket i enlighet med svaret på frågan ovan inte är möjligt, alternativt att det är fråga om yrkande om minoritetsutdelning.

Q: Kan styrelsen, före utbetalning skett, ställa in en av årsstämman beslutad vinstutdelning?

A: I extrema undantagssituationer skulle detta kunna vara möjligt, där en avsevärd försämring har skett av bolagets finansiella ställning efter beslutstidpunkten och under tiden till dess utdelningen förfaller till betalning, och det därmed är oförsvarligt av styrelsen att verkställa utdelningen.

Informationsgivning

Q: ESMA rekommenderade i ett uttalande den 11 mars 2020 börsbolag att bl.a. offentliggöra väsentlig information om effekter av COVID-19, hur bör börsbolagen förhålla sig till det?

A: Uttalandet ska uppfattas som en påminnelse om börsbolagens skyldighet (enligt EU:s marknadsmissbruksförordning (MAR) och Nasdaq Stockholms regelverk) att så snart som möjligt offentliggöra insiderinformation som är en följd av effekterna av spridningen av COVID-19. Börsbolag behöver därför ta ställning till om effekterna av COVID-19 utgör insiderinformation eller inte för bolaget. Pressmeddelanden om effekter av COVID-19 bör struktureras på ett sätt som gör det möjligt för investerare att förstå vilka delar av informationen som kan vara relevant för prissättningen av aktien. Den mest relevanta informationen för aktiemarknaden bör finnas på en framträdande plats i inledningen av pressmeddelandet och mer allmän information om olika effekter komma senare i pressmeddelandet. Börsbolag bör notera att eventuella framåtriktad information avseende effekter av COVID-19 riskerar att betraktas som ett “framåtblickande uttalande” enligt Nasdaq Stockholms regelverk, varför försiktighet kan vara påkallad med sådan information.
 
ESMAs rekommendation innebär även att börsbolagen i sina kommande Q1-rapporter bör följa upp effekterna av COVID-19 och göra kvalitativa och kvantitativa bedömningar av effekterna.

Q: Hur ska man förhålla sig till behovet av att “vinstvarna” för första kvartalet; bör marknaden rimligen förstå att vissa effekter uppkommer?

A: För börsbolag där väsentligt negativa effekter av COVID-19 redan i dagsläget slagit igenom och fått en tydlig negativ påverkan på den finansiella utvecklingen för perioden januari-mars 2020 kan det bli aktuellt med “vinstvarningar” i enlighet med sedvanliga bedömningar. I förhållande till många börsbolag är det inte de effekter som redan slagit igenom i dagsläget på omsättningen och resultatet som är mest relevant för aktiemarknaden att förstå, utan istället viktigast vilka delar av affären som påverkas och som är exponerad mot effekterna av COVID-19, hur exponeringen ser ut, tillsammans med eventuell (historisk) finansiell information som hjälper investerare att förstå den finansiella exponeringen.